Tokrat z vami delim nekaj smernic sodobnega bontona, ko gre za spletni bonton.
V sodobni poslovni komunikaciji predstavlja elektronska komunikacija sestavni del vsakdana, a kljub temu številni pozabljajo na osnovne zakonitosti. Že nekaj časa je uveljavljena smernica, da na prejeto elektronsko sporočilo odgovarjamo v roku 24-ih ur. V zadnjih dveh letih se je ta rok nekoliko skrajšal, vsekakor pa moramo sami oceniti kje je tista meja, glede na pomembnost in organizacijo delovnika. Tudi, če se pošiljatelju pošte zaradi prenatrpanega urnika ne moremo posvetiti, pa se pričakuje, da ga o tem tudi obvestimo.
V času odsotnosti vedno pripravimo samodejni odzivnik, ki naj bo kratek in naj vsebuje informacije o tem, kdo bo imel potrebne odgovore, dokler ne bomo mi zopet na voljo.
Pravila elektronske komunikacije
- S klicaji in velikimi tiskanimi črkami ustvarjamo neprijetno vzdušje, kot bi na prejemnika kričali. Saj si ne želimo tega, kajne?
- Odvadimo se pisanja dolgih sporočil. Kratko, vljudnostno sporočilo, ki naj zajema ključne informacije bo zadoščalo, daljša vsebina se pripenja v prilogi.
- Vedno se vprašajmo, kakšen občutek želimo ustvariti pri prejemniku našega sporočila.
- Razmišljamo o tem, kdo bo pošto prebiral. Ne bo odveč pozornost pri jasnosti sporočila. Nekaj, kar je nam samoumevno, lahko nekomu povzroči nepotrebne preglavice.
- Vsi smo na nek način ambasadorji svoje blagovne znamke, zaradi česar naj nam bo v interesu, da ves čas skrbimo za spoštljivo komunikacijo ter sebe in svojo blagovno znamko tudi profesionalno zastopamo.
Kaj pa virtualna srečanja?
- Pri virtualnih srečanjih ne smemo zamenjati profesionalnosti za udobnost. Če se na sestanek nismo nikoli prikazali v razvlečeni trenirki in umazanih las, ni pri virtualnih sestankih nič drugače. Zgodilo se mi je že, da sem med udeleženci srečanj videla spodnje dele pižam, mastne lase in zelo razmetano okolico. Motilci, ki so pritegnili mojo pozornost. Za srečanje se vedno primerno uredimo. Tako izkažemo spoštovanje do sebe in do ostalih. Naj nam ne bo odveč obleči primerna oblačila, ki bi si jih oblekli tudi sicer za srečanje v živo, ne glede na to, da komuniciramo iz naše dnevne sobe.
- Naše okolje, v katerem se nahajamo med virtualnim srečanjem, je lahko precej hrupno, zlasti če ne živimo sami. Utišajmo mikrofon, ko ne govorimo. Prav tako pustimo tipkovnico pri miru.
- Naše ozadje naj bo kar se da urejeno, saj s tem preprečimo, da bo pozornost udeležencev preusmerjena drugam. Nihče ne bo zares slišal naših idej ali nas jemal dovolj resno, če bo v kotu za nami kup umazanih oblačil ali prižgan televizijski zaslon.
- Vsakršno uživanje hrane med virtualnimi srečanji odpade. Ne le da je neprimerno, tudi neokusno je opazovati nekoga, ki žveči, po možnosti z odprtimi usti, medtem ko mi predstavljamo finančno poročilo pomembnega projekta. Lakoto potešimo pred ali po zaključku srečanja.
Vsak segment sodelovanja v poslovnem svetu naj bo skrbno načrtovan in premišljen. Oblikovanje novih poslovnih vezi ali nadgradnjo obstoječih, ne prepuščajmo naključju.
Če želimo, pričakujemo, ali celo zahtevamo spoštovanje od drugih, se vselej vedimo tako, da bomo tega spoštovanja vredni.
Z vsem naštetim, kar predstavlja le drobtinico področja, s katerim se ukvarjam, pripomoremo k spoštljivim medsebojnim odnosom, ustvarjamo prijetno vzdušje, gradimo zaupanje in pokažemo ljudem okoli nas, da nam je mar. Ponosno opazujem, kako moji klienti uspešno in samozavestno obvladujejo ovire, ko osvojijo znanja, zaradi katerih izstopajo iz množice in ko je na videz spontana izvedba poslovnih srečanj, le rezultat našega trdega in profesionalnega dela.
Več o poslovnem bontonu, ki zajema osnove dobrega vtisa, pozdravljanje, predstavljanje, rokovanje, zunanjo urejenost, poslovno obdarovanje, bonton za mizo in še več pomembnih koristnih informacij, izveš v tečaju Poslovni bonton, ki ga najdeš v Managerka Akademiji.
Za vsa vprašanja, razmišljanja in dileme glede določenih tematik, smo ti Managerke vedno na voljo tudi v FB skupinah ”Managerka”, ”Visoke pete, visoki cilji” in ”Od hobija do biznisa”.
